Webサービス事業を手がける、BOOK TECH株式会社（本社：東京都千代田区、代表取締役：菅健介、以下「当社」）は、地方自治体向けの情報公開ツール「JooHoo」を提供しており、東京都国分寺市（以下「国分寺市」）で2024年10月より導入開始しました。
■JooHooとは
https://joohoo.jp
■国分寺市公式ホームページのお知らせ
新庁舎移転に伴い、より良いサービスとするためオープナーをリニューアルしました
■国分寺市オープナーの掲載先URL
https://joohoo.jp/tokyo-kokubunji-city
「JooHoo」の導入経緯や検討事項、採用の決め手、そして今後の活用予定について、国分寺市政策部情報管理課の尾野峻也様へお話を伺いました。
Q 導入の経緯について教えてください
市が作成した資料は「オープナー」（情報公開コーナー）と呼ばれる部屋に集約して、図書館のように分類ごとに並べ、自由に資料を見ることができるようにしています。
オープナーには1,000点を超える資料を配架しておりますので、資料数としてはかなりの数があります。
そのため、何か知りたい情報があった場合、タイトルから内容を想像して1資料ずつ、1ページずつ目で確認する必要があります。
当市の情報公開条例では、市民の知る権利を保障し、開かれた市政の健全な発展を目指すために、「市の保有する情報は、簡単な手続きで迅速に市民に公開されなければならない」と定められています。
令和7年1月の新庁舎への移転に際して、今のまま紙の資料を新しい建物に並べるだけで条例の理念が実現できるのだろうかと考え、より利用しやすいオープナーとなるようデジタル化の検討を始めました。
Q 検討事項について教えてください
デジタル化の検討に当たって、最もコストがかからない方法として、電子化した文書を市のサイトに掲載するということも考えました。
しかし、この方法では必要な情報が手に入るまで市のサイトを巡回して、ファイルを1つずつ開いて確認する必要があります。
また、電子化した文書を1台の閲覧用端末に集める方法もありますが、市役所が空いている時間に来庁しなければ利用することができません。
そこで、どういうサービスを導入するとしても、以下の条件は譲れないものとして検討を行いました。
・インターネットを利用していつでも・どこでも資料が見られること。
・ジャンル、作成年など多岐にわたる項目で検索ができること。
・資料の内容で検索ができるようになること。
・資料登録の手続き（操作）が簡単であること。
電子図書サービス、資料配信サービス、アーカイブシステムなどを様々調査し、これらの条件に合致するものを探しました。
Q 採用の決め手について教えてください
複数あるサービスの中でJooHooを選択したのは以下の理由によります。
・行政文書を公表することに適したスペックである。（オーバースペックではない）
・資料のジャンルや作成年等、様々な条件で検索ができる。
・自動文字起こし機能で資料内の文字列に対してキーワードで検索できる。
・利用・登録操作がシンプルでわかりやすい。
・サービス利用料が比較的安価で、基本的にシステム構築が不要である。
Q 今後の活用予定について教えてください
JooHooの導入でいつでも・どこでも資料を見られるようになり、また、利用者が必要な資料を探しやすくなりました。
より一層の利用が進むように、多くの資料を発信していきたいと考えています。
また、副次的な効果として、資料の印刷が不要になることによるペーパーレスの促進や配架が不要になることによる庁舎スペースの効果的な活用も図られます。
加えて、どの資料が多く閲覧されているかを計測できるようになりますので、利用者がどういった情報を欲しているか、どのような資料を積極的に提供していくべきかの検討材料にもなります。
今後の展望としては、AIを活用した資料の要約機能や、調べたいことを入力すると適した資料を紹介するコンシェルジュ機能など、新たな技術を活用した積極的な情報発信ができればと考えています。
以上
JooHooについて
一般公開したいドキュメント（PDF・Word・Excel含む）を登録するだけでWeb上へカンタンに公開できるWebサービスです。
主な特長
PDFの自動文字起こしと全文検索
PDFを登録するとAIによって自動的に文字起こしが行われ、全文検索の対象になります。利用者はタイトルや概要だけでなく、PDF内のテキストから関連性の高いドキュメントを素早く検索できます。
柔軟な検索条件設定
ドキュメント単位で所管課、カテゴリ、タグなどを自由に設定できます。利用者はこれらの条件を活用して、検索時により具体的な結果を得ることができます。
大容量ストレージ
1TBまでのPDF等のデータを保管し、公開できます。また、自治体の広範な資料や文書をオンラインで管理し、市民に提供できます。
公開管理機能
ワンクリックでドキュメントの公開・非公開を切り替えることができます。また、公開予約や公開期日の設定も可能であり、公開のタイミングを柔軟に調整できます。
活用イメージ
情報公開コーナー
従来の窓口でのご案内に加え、Web上でも同様の情報を提供できるため、窓口に来られない方や遠方の方に自由に閲覧してもらうことができます。
郷土資料/歴史資料
PDFデータをご用意するだけで、簡単に住民向けに公開できます。
地方自治体の利点
簡単な操作
直感的なインターフェースを備えており、誰でも簡単に利用できます。高度な技術や専門的な知識は不要です。
透明性と信頼性
JooHooを利用することで、地方自治体の情報公開が透明かつ信頼性のある形で行われます。市民は容易に必要な情報を見つけ、自治体の取り組みや意思決定に対してより理解を深めることができます。
高度な検索機能
全文検索に対応しており、ドキュメントのタイトル、概要、およびPDF内のテキストから関連性の高い情報を迅速に検索できます。利用者は必要な情報に素早くアクセスできるため、効率的な情報収集が可能です。
柔軟なカテゴリ設定
ドキュメント単位で所管課、カテゴリ、タグなどを自由に設定できます。これにより、利用者は自身の関心やニーズに合わせたカテゴリで情報を検索できます。
JooHooの導入により、地方自治体は情報公開のプロセスを効率化し、市民とのコミュニケーションを強化できます。
また、市民はJooHooを通じて簡単に必要な情報にアクセスできるため、地方自治体の活動や政策により参加しやすくなります。
地域の発展と透明性を向上させるために、JooHooをご活用ください。
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