東京都狛江市で2026年5月から導入開始

約48万件の行政文書目録をオンライン検索、そのまま情報公開請求まで。国分寺市に続く導入で、歴史資料のデジタルアーカイブも順次公開へ。

導入の背景

狛江市ではこれまで、市民の求めに応じて公開する「情報公開請求制度」と、市が自ら積極的に公開する「情報提供制度」の2つの制度により情報公開を進めてきました。しかし、情報提供制度による、公開したい資料を増やそうにも、行政資料室の配架スペースや市ホームページのデータ容量には限界があり、また歴史的価値のある資料は劣化が進むため、その保存と公開の両立が課題となっていました。

こうした課題を解決し、市民の「知る権利」の保障と開かれた市政をさらに進めるため、狛江市は情報公開ツール「JooHoo」の導入を決定。国分寺市が行政資料の公開に活用しているのに対し、狛江市では行政資料の公開に加え、行政文書目録の検索から情報公開請求までを一体化した仕組みを構築しました。

狛江市の特長：行政文書目録の検索から情報公開請求までワンストップ

狛江市の情報公開プラットフォームでは、市が保有する現用文書の目録（約48万件）をオンラインで検索できます。市民は「どのような文書が存在するのか」を調べたうえで、そのまま同プラットフォーム上から狛江市情報公開条例に基づく情報公開請求へ進むことができます。

従来は市ホームページ上で提供していた目録検索機能を、データ容量の制約を解消しつつ情報公開プラットフォームへ移設。保存年限内の「現用文書」は行政文書目録のメニューより、年限経過後も歴史的価値が残る「非現用文書」は行政資料のメニューよりそれぞれ閲覧・検索できるようにすることで、市民の利便性を高めました。

担当者インタビュー

「行政文書は、市の説明責任を果たすうえで、市民と共有すべき大切な資産です」

Q. 導入前、狛江市ではどのように情報公開を行っていましたか。

情報公開請求制度と情報提供制度の2つで対応してきました。

情報公開請求は、所管課の窓口やメール、市ホームページの専用フォームからご請求いただき、紙またはデータでお渡しする形です。

もう一方の情報提供制度は、刊行物や広報、予算・決算・統計などの資料や、過去に複数回請求のあった文書を、請求を待たずに市が積極的に公開する仕組みで、主に行政資料室での配架やホームページで公開してきました。

ただ、公開したい資料を増やそうにも、行政資料室のスペースやホームページのデータ容量に限界があり、さらに歴史的価値のある資料は劣化が進むため、公開に耐える状態でどう保存していくかが課題でした。

Q. なぜ、行政文書目録の公開から検索まで取り入れたいと考えたのですか。

行政文書は、市の説明責任を果たすうえで市民と共有すべき大切な資産だと考えています。これは国の考え方とも同じです。

文書には保存年限があり、保存年限内の「現用文書」と、保存年限経過後も歴史的価値が残る「非現用文書」があります。行政文書目録は、この現用文書を項目立てして検索しやすくしたものです。

従来はホームページ上に機能を設けていましたが、データ容量の課題がありました。そこでホームページ改修のタイミングで目録検索を情報公開プラットフォームへ移し、「現用文書」は行政文書目録のメニューより、「非現用文書」は行政資料のメニューよりそれぞれ閲覧・検索できるようにしました。市民の皆さまの利便性を高め、活用を広げたいと考えたためです。

Q. サービスの導入により、市民の皆様の利便性や、職員の皆様の業務について、どんな変化が期待できますか？

市が情報公開プラットフォーム上で積極的に公開する文書量が増えることで、より多くの市民の方が必ずしも情報公開請求の手続を経なくても、欲しい情報を入手できる可能性が高まります。

また、情報公開請求が必要な場合は、情報公開プラットフォームの行政文書目録のメニューから請求をすることが可能ですので、手続の迅速化や効率的な情報の入手ができ、利便性が高まります。

職員にとっても、問い合わせ対応の一部が不要になり、「すでに公開しています」とご案内すれば足りるケースが増えるなど、業務の効率化が期待できます。

Q. サービスの検討にあたり、これだけは譲れないと考えた条件は何でしたか。

市民の方から見たときの見やすさと検索性です。シンプルでも使いやすいことを、いちばん大切にしました。

Q. 数あるサービスの中で、JooHooを選んだ決め手は何でしたか。

大きかったのは、費用対効果です。そのうえで、現在ホームページで提供している行政文書目録検索と、そのページから情報公開請求ができるリンク機能を、JooHooではカスタマイズして実現できたことが、選定の決め手になりました。

 また、国分寺市をはじめ、先行して導入していた自治体の事例があったことも、安心して決められた大きな要因です。先行事例と費用対効果、この2点が最終的な決め手だったと考えています。

Q. JooHooの導入にあたっての対応はいかがでしたか。

国分寺市の事例に加えて、狛江市独自の機能を用意する必要がありましたが、非常に迅速にご対応いただき感謝しています。行政資料の分野では、歴史的価値のある刊行物や各種会議の会議録、過去の広報を掲載していますが、資料ごとに適したカテゴリー・分類となるよう設定しました。

Q. 公開を進めることで、市政にどのような効果を期待していますか。

職員側も、これまで以上に積極的に情報を公開していくことが求められると考えています。それは、市政の透明性の一層の確保につながります。加えて、市民の方がどのような情報を求めているのかにアンテナを高く持ち、市民と協働で、よりよいまちづくりを進めていければと考えています。

Q. 今後の展望を教えてください。

すでに行政文書目録検索と、歴史的価値のある刊行物・会議録は公開を始めています。今後は歴史的価値のある広報を公開していくほか、古文書や土器などの写真、歴史的価値のある非現用文書といった歴史資料も順次公開していく予定です。歴史資料は劣化が進むため、状態のよいうちにアーカイブとして残し、公開につなげることで、将来にわたって活用できる環境を維持したいと考えています。

市民の皆さまには、公開した資料を地域の資産としてどんどん活用いただき、狛江市のこれまでの歩みを知って、より愛着を持っていただければと思います。そして、狛江市の未来を一緒に作っていく一助になればと願っています。

Q. 全国の自治体に向けて、メッセージをお願いします。

本来は公文書館を設置するのが最も望ましいのですが、財政面や、市域に適した土地の確保が難しいという課題を抱える自治体は少なくありません。そうしたなかで、インターネット上に公文書館のような公開スペースを設ける取組みは、費用対効果の面でも多くの自治体におすすめしたい方法だと考えています。

地方自治体向け情報公開ツール「JooHoo」について

「JooHoo」は、自治体の行政文書・行政資料をインターネット上で公開し、横断的に検索できる情報公開ツールです。多様な項目での検索に対応し、自動文字起こし機能により資料内の文字列までキーワード検索が可能です。シンプルな操作性と低コストでの導入を特長とし、狛江市では行政文書目録の検索から情報公開請求までをつなぐ仕組みとしてご活用いただいています。

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