はじめに
情報公開請求をしようとした住民が最初につまずくのは、「どんな文書があるのかわからない」という点です。請求には対象の文書を特定する必要がありますが、手がかりがなければ窓口で職員に相談するしかありません。
その手がかりになるのが、**自治体が保有する公文書の一覧である「文書目録（ファイル管理簿）」**です。これをWebで公開し、検索できるようにする自治体が出てきています。
この記事では、文書目録をWeb公開するメリットと具体的な手順、公開時の注意点を、実際の導入事例とあわせて紹介します。
1. 文書目録（ファイル管理簿）とは
文書目録とは、役所が作成・取得した公文書を、ファイル単位で一覧にした台帳です。自治体によって「ファイル管理簿」「文書管理台帳」「簿冊目録」など呼び方はさまざまです。
一般的には、次のような項目で管理されています。
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項目の例 |
内容 |
|---|---|
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ファイル名（件名） |
例：「令和7年度 道路占用許可申請書」 |
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作成・取得年度 |
文書が作られた年度 |
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所管課 |
文書を管理している部署 |
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保存期間・満了日 |
1年・5年・10年・永年など |
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文書番号・分類 |
自治体の文書分類に基づく番号 |
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保存場所・媒体 |
紙・電子、書庫の場所など |
国の行政機関は、公文書管理法第7条により、行政文書ファイル管理簿を作成し、事務所での閲覧とインターネットなどでの公表を行うことが義務づけられています。
一方、自治体については、同法第34条で「法律の趣旨にのっとり、文書の適正な管理に必要な施策を策定・実施するよう努める」という努力義務が定められています（内閣府：地方公共団体における公文書管理の取組）。つまり、自治体の目録公開は法律上の義務ではありません。ただし、条例や規程で文書管理のルールを整え、住民サービスの一環として目録を公開する自治体もあります。
ただし、目録を作成していても、庁内の文書管理システムやExcelで管理しているだけで、住民が閲覧できる形にはなっていないという自治体も少なくありません。
2. 文書目録をWeb公開するメリット
文書目録のWeb公開は、住民サービスの向上と職員の業務負担の軽減を同時に実現できる取り組みです。
住民にとってのメリット
- 自宅から24時間、どんな文書があるか調べられる：開庁時間に窓口へ行かなくても、キーワードや年度、所管課で文書を探せます
- 請求する文書を特定しやすくなる：件名や年度がわかるので、「〇〇に関する文書一式」のような曖昧な請求が減ります
- そのままオンラインで請求できる：目録の検索結果から請求フォームにつなげれば、来庁や郵送の手間がなくなります
職員にとってのメリット
- 窓口や電話での「文書探し」の相談が減る：住民が自分で調べられるため、問い合わせ対応の時間を減らせます
- 請求内容が明確になり、対象文書の特定が早くなる：請求書に件名や年度が書かれていれば、所管課での探索作業が短くなります
- 庁内でも文書を探しやすくなる：他部署の文書や、異動前の担当者が作った文書も検索で見つけられます
- 行政の透明性を示せる：どんな文書を保有しているかを公開すること自体が、説明責任を果たす取り組みになります
3. 文書目録をWeb公開する手順
既に目録データがある自治体なら、新しく作り直す必要はなく、今あるデータを整えて載せるのが基本です。大まかな流れは次の5ステップです。
-
公開範囲と方針を決める
- 公開する年度・部署・保存期間の範囲を決める（例：過去5年分から開始）
- 情報公開・文書管理の担当課と、公開する項目・しない項目を整理する
-
目録データを書き出す
- 文書管理システムやExcelから、CSV形式で目録を出力する
- 部署ごとに別ファイルになっている場合は、項目をそろえて1つにまとめる
-
公開前にデータを点検する
- 件名に個人名・法人名など公開できない情報が含まれていないか確認する
- 表記ゆれ（全角・半角、所管課名の旧名称など）を整える
-
検索サイトに登録して公開する
- 目録を検索できるシステムに一括登録し、検索画面を確認する
- 必要に応じて、検索結果から情報公開請求できるフォームを用意する
-
定期的に更新する
- 年度末・年度初めなど、更新のタイミングと担当を決めておく
- 差分だけを追加・更新できる仕組みにすると、毎年の作業が軽くなります
最初から全件をそろえようとすると時間がかかります。まず範囲を絞って公開し、運用しながら広げていくほうが、早く住民サービスを始められます。
4. 公開時の注意点
文書目録で公開するのは文書の「中身」ではなく「件名などの情報」です。それでも、件名そのものに公開できない情報が含まれていることがあるため、次の点に注意が必要です。
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注意点 |
具体例 |
対応 |
|---|---|---|
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件名に個人名が入っている |
「〇〇〇〇氏 生活保護ケース記録」 |
「生活保護ケース記録（個人）」などに置き換える |
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件名から個人が推測できる |
少人数の地区名＋相談内容 |
地区名を伏せる、公開対象から外す |
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法人・事業者の情報 |
「株式会社〇〇 指導記録」 |
情報公開条例の非開示基準に照らして判断する |
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内部管理用の項目 |
書庫の棚番号、担当者名 |
住民向けには表示しない |
点検は、件名に多く含まれやすい語（「氏」「様」「ケース」「相談」など）で絞り込むと効率的です。
また、公開は「目録だけ」で、文書の中身は従来どおり情報公開請求を経て開示するという整理にしておくと、庁内の理解も得やすくなります。
5. 導入事例：東京都狛江市
東京都狛江市では、2026年5月から約48万件の行政文書目録をオンラインで検索できるサイトを公開しています。
- 住民は、キーワード・年度・所管課などで目録を検索できます
- 探した文書は、検索結果からそのままオンラインで情報公開請求できます
- 目録の公開に加えて、歴史的価値のある刊行物や会議録の公開も始まり、歴史資料のデジタルアーカイブも順次公開予定です
目録の公開から請求の受付までを1つの仕組みでつなげたことで、住民が「探す」と「請求する」を一度に済ませられるようになりました。
まとめ
文書目録のWeb公開で押さえておきたいのは、次の3点です。
- 目録の公開は、住民の「探す手間」と職員の「窓口対応」を同時に減らせる
- 今ある目録データをCSVで書き出し、点検してから載せれば、作り直しは不要
- 件名に含まれる個人情報を点検し、範囲を絞って始めて運用しながら広げる
文書目録は、情報公開制度の「入口」です。入口が開かれていれば、住民は必要な情報にたどり着きやすくなり、行政への信頼にもつながります。
文書目録の公開から請求受付まで、ワンストップで
地方自治体向け情報公開プラットフォーム「JooHoo」の文書目録サイトでは、数十万件規模の目録を公開し、住民が探した文書をそのままオンラインで請求できます。
- CSV一括登録：既存のCSVをそのまま使える列マッピングと、分類の別名解決に対応。文字コードの自動判定や差分更新で、毎年の更新も簡単です
- 実務に合わせた項目：収発年度・文書番号・保存期間など、目録管理の項目に対応しています
- オンライン情報公開請求：検索結果から請求したい文書を選んで送信。請求内容は担当部署へ自動でメール通知されます
- 大規模でも快適な検索：数十万件規模でも高速に検索できます
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